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"Faites tout sortir de votre tête. Prenez des décisions directes au fur et à mesure que les choses apparaissent et non lorsque ça sera trop tard. Mettez en place des rappels pour vos projets du moment. Votre système doit être actualisé et complet."
Ci-dessous les principales étapes du système Getting Things Done :
Collectionner
Capturer tout ce que vous avez à faire : un E-mail, un bloc note que vous emportez avec vous, votre dictaphone, un élément physique qui nécessite une action. N'essayez surtout pas de tout mémoriser.
Commencez par acheter un dossier ou ce que David appelle Inbox. En voici une image :
Vous pourrez bien sûr utiliser l'objet que vous préférez. Cet élément servira comme support de collection de tout ce que vous avez capturé dans la première étape : dossier à terminer, facture d'électricité à payer, article à consulter, dictaphone, etc.
Si vous avez une tâche à accomplir pour plus tard, écrivez-la sur un bout de papier et jetez-la dans votre inbox. Lorsque vous avez trop de choses dans votre tête, asseyez-vous, prenez un bout de papier, et capturez tout ce qui vous passe par la tête sur papier.
Analysez
Prenez un par un les éléments de l'inbox, demandez-vous pour chaque élément : "est-ce qu'il y a une action que je peux réaliser pour cet élément ?"
Si l'action à accomplir ne dépasse pas les 2 minutes, alors faites-le tout de suite pour vous ne débarrasser. Si l'action doit être accomplie à une date ultérieure, ajoutez-la à votre calendrier. Si l'élément est une idée que vous pensez développer plus tard, ajoutez une mention dans votre liste d'idée.
Organisez
Vous l'avez bien compris, ce système est basé avant tout sur des listes. Vous devez donc avoir autant de listes que nécessaire, mais n'en faites pas trop. Voici un ensemble de listes dont vous aurez besoin :
- Action suivante : quelle est l'action ou la tâche suivante que vous devez accomplir ? (Exemple : révision des notes, envoi d'un E-mail).
- Projets : pour les tâches qui nécessitent plus qu'une seule action pour se terminer, vous aurez besoin de l'ajouter à votre liste de projets. Par exemple : "Effectuer une présentation sur le datawarehouse".
- En attente : Vous avez souvent des tâches que ne pourrez terminer par vous même. Si vous êtes en attente de quelqu'un ou de quelque chose, ajoutez-le à cette liste pour ne pas oublier (Exemple : attendre la mise en forme du rapport qui doit être accomplie par Alice).
- Un jour/Peut-être : quand vous avez une idée, ou un objectif à long terme que vous ne pouvez accomplir maintenant, ajoutez le à cette liste pour ne pas l'oublier. Inutile de l'ajouter à la liste des projets ou vous risquez de finir par une multitides de projets non accomplies.
- Liste contextuelle : c'est une liste des choses que vous avez à faire classé par contexte. Le contexte est l'endroit où vous vous trouvez. Par exemple : téléphone, sorties, sur ordinateur, bureau, maison.
- Gestion de documents : vous avez souvent des documents que vous devez référencer puisque vous risquez d'en avoir besoin plus tard. Ayez donc un endroit à côté pour pouvoir mettre ces documents. Vous pouvez les classer par ordre alphabétique dans différents dossiers par exemple. L'essentiel est d'être capable de les retrouver rapidement.
Révisez
Si vous ne revoyez pas ces listes, ça ne sert pas à grand-chose. Vous devez revoir votre calendrier et votre liste de "Next action" tous les jours. Fixez également un horaire pour effectuer une révision hebdomadaire. Durant ce segment de temps, revoyez toutes vos listes pour être sûr que vous êtes bien à jour.
Passez à l'action
Il est donc temps de passer à l'action maintenant. Commencez par ce qui est le plus prioritaire et ce qui est adapté à votre contexte actuel.
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